EPD/ECD succesvol leren en implementeren met 70:20:10

Waarom een EPD/ECD? In zorgorganisaties staan kwaliteit, veiligheid en (kosten)effectiviteit hoog op de agenda. Dit is een belangrijk motief om de vaak complexe werkprocessen te automatiseren. Om op een eigentijdse manier te voldoen aan de verwachtingen van de patiënten, de zorgprofessionals in de gehele keten en andere relevante stakeholders.

 

Lees hier onze nieuwste blog van: Marcel LinssenUnithoofd Bedrijfsbureau Onderwijs & Bedrijfsdomein, Jeroen Bosch Academie

“Hoe krijg je 4000 ziekenhuisprofessionals zonder training aan het leren?”

Opleiden is een uitdaging

Hoe zorg je er dan voor dat op een geplande datum een grote hoeveelheid mensen op tijd zijn opgeleid om te werken met een nieuw softwaresysteem? Dit is een uitdagend vraagstuk. Allereerst omdat er weinig tijd is om iedereen naar een traditionele opleiding te sturen. Daarnaast bestaat een zorgorganisatie uit verschillende beroepsgroepen die ieder met een eigen deel van het EPD/ECD moeten leren werken. Dat blijkt in de praktijk niet mee te vallen. Want het leren werken gaat verder dan het bedienen van de nieuwe software. Het is ook nodig om uniform te werken om op die manier met meer kwaliteit, veiligheid en (kosten)effectiviteit de zorg te verlenen. Het gevolg van niet goed opleiden kan groot zijn, zo leidt bijvoorbeeld een verkeerde bronregistratie tot negatieve financiële gevolgen voor de organisatie.

De klassieke opleidingsvraag

Bij het leren werken met een EPD/ECD gaat het vooral om de prestaties op de werkplek. Zijn die vele, verschillende zorgprofessionals in staat om op het juiste moment het nieuwe softwarepakket te bedienen? Bij dit vraagstuk ligt het voor de hand om onmiddellijk aan trainingsoplossingen te denken. Voorbeelden van opleidingsvragen die wij van onze klanten krijgen, zie het kader hierna, zijn gericht op het aanbieden van dit type, klassieke opleidingsoplossingen.

Wat is 70:20:10?

70:20:10 staat voor:

  • 70: mensen blijken verreweg het meest te leren door te werken.
  • 20: leren van anderen en door samen te werken via coaching, feedback, afkijken enzovoorts.
  • 10: Leren via formele trainingen, cursussen of e-learning.

Wij zien 70:20:10 als een referentiemodel. Waarbij niet de getallen of de onderlinge ratio het belangrijkste zijn, maar vooral het besef dat mensen het meeste leren door te werken en van en door elkaar. Het leren verschuift in onze visie naar de werkplek en dan staat niet de ratio tussen de drie getallen centraal, maar het principe dat leren in organisaties meer omvat dan het aanbieden van formele leeroplossingen (10). Leren wordt bij 70:20:10 uitgebreid met dienstverlening in de 70 en de 20 om op een eigentijdse manier mensen te ondersteunen beter te werken.

Leren door te werken met 70:20:10!

Bij het leren werken met nieuwe software is meer nodig dan het uitsluitend aanbieden van formele trainingen of e-learning. Daarom werken wij met 70:20:10, zie het kader.

Veel voorkomende opleidingsvragen van onze klanten:

  • Hoeveel tijd moeten we vrijmaken om mensen op te leiden?
  • Onze mensen zijn doeners en e-learning zien wij niet werken. Maar wat dan wel?
  • Hoe vinden we aansluiting op bestaande manieren van leren, gebruikmakend van bestaande leer- en communicatiekanalen zoals het bestaande LMS of Intranet?
  • Wij werken nog niet procesgericht, het nieuwe EPD is gebaseerd op procesgericht werken, hoe lossen we dit op?
  • Ongeveer een maand na go-live: onze mensen beheersen het systeem niet, ze hebben een aanvullende opleiding nodig. Kunnen jullie dit regelen?

Leren is implementeren voor Go Live

Leren naar de werkplek brengen en dan ook nog eens just-in-time. Daarom kiezen wij voor de kracht van het leren door te werken in de eigen context met 70:20:10. De key-users nemen deel aan een programma, waarmee zij in staat zijn om de eindgebruikers op de eigen werkplek te leren werken met het EPD/ECD. Voor alle deelnemers staat dan een online omgeving klaar met mogelijkheden om door en van elkaar te leren en gebruik te maken van alle praktische kennis die nodig is om te werken met het EPD/ECD. Tulser is erin gespecialiseerd om dit complexe proces te managen en (vlak) voor Go Live bij te dragen aan geïnformeerde eindgebruikers die kunnen werken met de nieuwe software. Wij navigeren met onze klanten door dit complexe proces. Maar wij gaan verder, want ook na Go Live is er nog een wereld te winnen en uiteraard blijft alle online ondersteuning ook dan ter beschikking van de eindgebruikers.

Leren is verbeteren na Go Live

Het kunnen werken met het EPD/ECD is de basis om op afdelingsniveau te gaan verbeteren. Het gaat erom de werkwijzen te verbeteren en de nieuwe software te benutten om de veiligheid en de kwaliteit van de zorg te verbeteren. Bovendien blijkt in de praktijk dat na Go Live aanpassingen in de software plaatsvinden, met mogelijk consequenties voor het bedienen ervan.

In samenwerking met onze klanten hebben wij een verbeteraanpak ontwikkeld, waarmee het op iedere afdeling mogelijk is om het jaar na Go Live te werken aan optimalisering. Voor deze verbeteraanpak, die uiteraard ook op 70:20:10 is gebaseerd, hebben wij veel ondersteunende materialen ontwikkeld. Hiermee kunnen teams zelf aan de slag om de opgedane kennis met andere teams binnen de organisatie te delen.

De positieve businesscase bij de implementatie van EPD/ECD met 70:20:10

De belangrijkste verschillen tussen de traditionele trainingsaanpak versus 70:20:10 zijn samengevat in de tabel hierna. Met een doorkijk naar de verschillen in kosten en effectiviteit en productiviteit.

Traditioneel 70:20:10
1 Trainingen zijn niet just-in-time Aanpak rondom Go Live en dus just-in-time
2 Knoppencursussen zijn ineffectief en bij grote aantallen niet just-in-time te realiseren Aanpak leidt tot het kunnen bedienen van de software op de werkplek rondom Go Live: just-in-time
3 Hoge verletkosten voor alle eindgebruikers Zeer lage verletkosten omdat slechts een klein deel van de doelgroep een formele opleiding krijgt om de collega’s het allemaal tijdens het werken te leren: vaak minder dan 10% van de totale doelgroep
4 Hoge out-of-pocket kosten voor training van alle eindgebruikers en de randvoorwaarden Beperkte out-of-pocket kosten training voor een kleine doelgroep en randvoorwaarden
5 2.000 tot 3.000 dagen verlet bij 1.000 eindgebruikers 375 dagen verlet bij 75 key-users en 6 dagen opleiding, 2 uur per eindgebruiker verlet (250 dagen bij 1000 eindgebruikers)
6 400 cursusgroepen 20 cursusgroepen
7 Na afloop van de training of e-learning geen ondersteuning tijdens het werk om het systeem te bedienen Ondersteuning tijdens het werk om het systeem te bedienen vanaf het begin tot 12 maanden na Go Live
8 Bij wijzigingen in de software is het achteraf moeilijk nog aan te passen in de formele opleidingsprogramma’s Wijzigingen zijn real time uit te voeren in de online performance support

De ondersteuning door Tulser

Bij de implementatie van een EPD/ECD kan Tulser ondersteunen met:

  • Projectleiderschap van leren en implementeren van het gewenste gedrag op de werkvloer;
  • Adviseren over de verbinding met kwaliteitssystemen zoals JCI of Qmentum;
  • Het in kaart brengen van en verbinding maken met de doelgroepen;
  • De procesbeschrijvingen en de hiervan afgeleide kritieke taken per doelgroep;
  • Maken van eigentijdse ondersteunende materialen voor de eindgebruikers zoals hulpkaarten, online performance support met een community  en het inrichten van toolkits voor afdelingen/managers voor het verbeteren na Go Live;
  • Ondersteunen bij het maken van een communicatieplan;
  • Begeleiden van key-users en afdelingshoofden bij de implementatie op de eigen afdeling;
  • De advisering van de hr(d)-afdeling bij het maken van een borgingsplan leren, implementeren en verbeteren.

Atos Consulting

Tulser werkt samen met Atos Consulting om EPD/ECD’s met succes te implementeren en de nieuwe werkwijzen te verbeteren. Met als kracht dat de synergie in de samenwerking tussen beide bureaus leidt tot meer opbrengst voor onze klanten, omdat leren en implementeren zo sterk in elkaars verlengde liggen. Atos Consulting heeft ruime ervaring met het begeleiden van EPD en ECD implementaties. Onze consultants zijn op basis van grondige kennis van het zorgproces in staat om de vertaling te maken naar de inrichting van het EPD/ECD.


Atos Consulting